Versorgungsordnung bAV: Inhalt, Pflichten, Fehler

Inhalt dieses Ratgebers

Was eine Versorgungsordnung ist
Warum Sie eine brauchen, obwohl sie keine Pflicht ist
Was in eine Versorgungsordnung gehört
Die fünf häufigsten Lücken
So gehen Sie vor
Häufige Fragen
Quellen

In vielen kleinen Betrieben läuft die Betriebsrente nebenher: Ein Mitarbeiter hat vor Jahren nach einer Direktversicherung gefragt, das Lohnbüro hat sie eingerichtet, ein zweiter kam dazu, irgendwann ein Zuschuss. Was genau zugesagt ist, steht nirgends. Das funktioniert, bis jemand in Elternzeit geht, kündigt oder sich ungerecht behandelt fühlt. Dann zählt, was Sie belegen können.

Was eine Versorgungsordnung ist

Eine Versorgungsordnung, auch Versorgungsrichtlinie oder Leistungsplan genannt, ist die schriftliche Regel für die betriebliche Altersversorgung in Ihrem Betrieb. Sie legt fest, wer eine Betriebsrente bekommt, wie viel Sie beitragen, über welchen Versorgungsträger sie läuft und was in besonderen Situationen gilt. Sie gilt für alle Mitarbeiter gleich und wird meist als Gesamtzusage bekannt gemacht oder, wenn es einen Betriebsrat gibt, als Betriebsvereinbarung abgeschlossen.

Der Versicherungsschein ersetzt sie nicht. Er regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und dem Versicherer. Was Sie Ihren Mitarbeitern arbeitsrechtlich zusagen, steht dort nicht.

Warum Sie eine brauchen, obwohl sie keine Pflicht ist

Kein Gesetz schreibt ein Dokument namens Versorgungsordnung vor. Drei Regeln im Betriebsrentengesetz und im Arbeitsrecht machen sie trotzdem fast unverzichtbar:

1. Sie haften für Ihre Zusage

§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG

Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der von ihm zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt.

Zahlt der Versicherer weniger, als Sie zugesagt haben, müssen Sie die Differenz ausgleichen. Wer klar festhält, dass er Beiträge zusagt und nicht eine bestimmte Rentenhöhe, begrenzt dieses Risiko. Das geht nur, wenn die Zusage schriftlich und eindeutig formuliert ist.

2. Ansprüche entstehen auch ohne Vertrag

Das Gesetz stellt Versorgungsverpflichtungen aus betrieblicher Übung und aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz einer ausdrücklichen Zusage gleich (§ 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG). Zahlen Sie einzelnen Mitarbeitern über Jahre einen Beitrag, ohne Regel und ohne Vorbehalt, können andere daraus einen Anspruch ableiten.

3. Gleichbehandlung

Sie dürfen unterscheiden, aber nur mit sachlichem Grund. Eine Staffelung nach Betriebszugehörigkeit oder eine Wartezeit ist zulässig. Teilzeitkräfte dürfen nicht ohne sachlichen Grund schlechter gestellt werden (§ 4 TzBfG), Unterschiede nach Geschlecht oder Alter verbietet das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, soweit es keine Ausnahme zulässt. Eine Versorgungsordnung zwingt dazu, die Kriterien einmal sauber zu formulieren.

Was in eine Versorgungsordnung gehört

Für einen Betrieb mit 3 bis 50 Mitarbeitern reichen meist wenige Seiten. Diese Punkte sollten geregelt sein:

Mindestinhalt einer Versorgungsordnung für kleine Betriebe
Thema	Was geregelt wird
Personenkreis	Wer ist begünstigt? Alle Arbeitnehmer, ab Eintritt oder nach einer Wartezeit, zum Beispiel nach der Probezeit. Gilt die Regel auch für Auszubildende und Minijobber?
Art der Zusage	Beitragszusage mit Mindestleistung oder beitragsorientierte Leistungszusage. Diese Wahl bestimmt, wofür Sie haften.
Durchführungsweg	Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse oder Direktzusage, mit Name und Anschrift des Versorgungsträgers.
Arbeitgeberbeitrag	Fester Betrag oder Prozentsatz, gegebenenfalls gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit. Ab wann, bis wann, und ob Teilzeit anteilig zählt.
Entgeltumwandlung	Wie Mitarbeiter umwandeln können, Mindest- und Höchstbeträge, Fristen für Änderungen und die Höhe des Arbeitgeberzuschusses.
Leistungen	Altersrente, auf Wunsch Kapitalwahlrecht, Hinterbliebenenschutz und Absicherung bei Berufsunfähigkeit.
Ruhende Arbeitsverhältnisse	Was in Elternzeit, bei Krankengeldbezug, unbezahltem Urlaub oder Pflegezeit mit den Beiträgen passiert.
Ausscheiden	Unverfallbarkeit, Bezugsrecht, Mitnahme zum neuen Arbeitgeber, Umgang mit verfallbaren Anwartschaften.
Änderungsvorbehalt	Unter welchen Voraussetzungen Sie künftige Beiträge ändern oder einstellen können, etwa bei wirtschaftlicher Notlage.

Die fünf häufigsten Lücken

Elternzeit und Krankengeld

Während der Elternzeit und nach dem Ende der Entgeltfortzahlung zahlen Sie kein Gehalt. Ob Ihre Beiträge zur Betriebsrente weiterlaufen, hängt davon ab, was Sie zugesagt haben. Steht dazu nichts in der Regel, ist Streit vorprogrammiert. Legen Sie fest, ob der Vertrag in diesen Zeiten beitragsfrei gestellt wird und wie er danach weiterläuft.

Bei der Entgeltumwandlung kann der Mitarbeiter in entgeltfreien Zeiten mit eigenen Beiträgen weiterzahlen (§ 1a Abs. 4 BetrAVG). Seit dem 1. Juli 2026 kann er eine Direktversicherung aus Entgeltumwandlung außerdem nach jeder entgeltfreien Zeit innerhalb von drei Monaten zu den bisherigen Bedingungen fortsetzen (§ 212 VVG). Darauf hinweisen muss der Versicherer (§ 166 Abs. 4 VVG).

Altverträge ohne Zuschuss

Seit 2022 gilt der Pflichtzuschuss von 15 % auch für Entgeltumwandlungen, die vor 2019 vereinbart wurden. In vielen Lohnabrechnungen fehlt er bis heute. Eine Versorgungsordnung ist ein guter Anlass, alle laufenden Verträge zu prüfen.

Mündliche Zusagen

„Wer drei Jahre dabei ist, bekommt eine Betriebsrente“, gesagt bei der Weihnachtsfeier, kann eine Zusage sein. Halten Sie jede Zusage schriftlich fest, auch wenn sie nur für einzelne Mitarbeiter gilt.

Teilzeit und Minijob vergessen

Ein Arbeitgeberbeitrag nur für Vollzeitkräfte ist ohne sachlichen Grund unzulässig. Teilzeitkräfte können anteilig beteiligt werden, ein kompletter Ausschluss ist riskant.

Informationen ohne Prüfung

Im Nachweis der Arbeitsbedingungen müssen Sie Name und Anschrift des Versorgungsträgers angeben, sofern der Versorgungsträger seine Versicherten nicht selbst informieren muss (§ 2 Abs. 1 NachwG). Von sich aus auf den Anspruch auf Entgeltumwandlung hinweisen müssen Sie nach der Rechtsprechung nicht (BAG, Urteil vom 21. Januar 2014, 3 AZR 807/11). Geben Sie aber Auskünfte, müssen diese richtig, eindeutig und vollständig sein, sonst haften Sie auf Schadensersatz (BAG, Urteil vom 18. Februar 2020, 3 AZR 206/18). Detailfragen zu Steuern, Sozialabgaben und Leistungen beantwortet deshalb besser der Versicherer oder Ihr Berater.

So gehen Sie vor

Bestand aufnehmen. Welche Verträge laufen, für wen, mit welchen Beiträgen und Zuschüssen?
Ziel festlegen. Was soll die Betriebsrente leisten: Bindung, Gewinnung neuer Mitarbeiter, Fairness im Team? Daraus folgen Personenkreis und Staffelung.
Budget und Zusageart wählen. Für kleine Betriebe ist eine beitragsorientierte Zusage über eine Direktversicherung meist die übersichtlichste Lösung, als Beitragszusage mit Mindestleistung oder beitragsorientierte Leistungszusage.
Muster anpassen und prüfen lassen. Ein Muster des Versicherers ist ein guter Start. Die rechtliche Prüfung übernimmt eine Kanzlei, zum Beispiel unser Kooperationspartner KLEFFNER Rechtsanwälte.
Bekannt machen. Die Versorgungsordnung allen Mitarbeitern aushändigen und den Empfang dokumentieren. Neue Mitarbeiter bekommen sie mit dem Arbeitsvertrag.

Unser Tipp

Verbinden Sie die Versorgungsordnung mit einer kurzen Teambesprechung. Wer versteht, dass Sie 45,42 € netto gegen 100 € Vorsorge abgewogen haben, schätzt den Benefit. Die Rechnung dazu finden Sie im Ratgeber Betriebsrente statt Gehaltserhöhung.

Häufige Fragen

Ist eine Versorgungsordnung gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, ein Gesetz verlangt kein Dokument mit diesem Namen. Sie müssen aber festhalten, was Sie zusagen, und Sie haften für diese Zusage. Ohne schriftliche Regel bestimmen im Streitfall Gerichte, was als zugesagt gilt, etwa über betriebliche Übung oder Gleichbehandlung. Eine Versorgungsordnung ist deshalb in der Praxis dringend zu empfehlen.

Reicht der Versicherungsschein als Regelung?

Nein. Der Versicherungsschein regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und dem Versicherer. Was Sie Ihren Mitarbeitern arbeitsrechtlich versprechen, etwa wer einen Beitrag bekommt, in welcher Höhe und was in Elternzeit oder beim Ausscheiden passiert, steht dort nicht.

Darf ich nur bestimmten Mitarbeitern eine Betriebsrente geben?

Ja, aber nur mit sachlichem Grund. Zulässig ist zum Beispiel eine Staffelung nach Betriebszugehörigkeit oder eine Wartezeit. Unzulässig ist es, Teilzeitkräfte oder Minijobber ohne sachlichen Grund auszuschließen. Eine Benachteiligung wegen des Geschlechts lässt sich praktisch nie rechtfertigen. Halten Sie Ihre Kriterien deshalb schriftlich und nachvollziehbar fest.

Kann ich eine Betriebsrente später wieder kürzen?

Bereits erdiente Anwartschaften sind geschützt. Für die Zukunft können Sie Beiträge nur ändern, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt, etwa einen wirksamen Änderungsvorbehalt, eine Betriebsvereinbarung oder eine Vereinbarung mit dem Mitarbeiter, und wenn der Eingriff sachlich gerechtfertigt ist. Ein klar formulierter Änderungsvorbehalt in der Versorgungsordnung gibt Ihnen hier Spielraum.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Ob Sie eine Betriebsrente anbieten, wie viel Geld Sie insgesamt einsetzen, für welchen Personenkreis und über welchen Versorgungsträger, entscheiden Sie allein. Bei der Verteilung innerhalb dieses Rahmens, also beim Leistungsplan, bestimmt ein Betriebsrat mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG), bei einer eigenen Pensions- oder Unterstützungskasse des Unternehmens auch nach Nr. 8. In kleinen Betrieben gibt es oft keinen Betriebsrat, dann machen Sie die Regel per Gesamtzusage allen bekannt.

Wer erstellt die Versorgungsordnung?

Viele Versicherer stellen Muster bereit. Wir gehen das Muster mit Ihnen durch und klären, was zu Ihrem Betrieb passt. Die rechtliche Prüfung und Anpassung übernimmt eine Kanzlei, zum Beispiel unser Kooperationspartner KLEFFNER Rechtsanwälte.

Was passt zu Ihrem Betrieb?

Drei kurze Fragen, dann sehen Sie Ihr Ergebnis. Ihr Rechenbeispiel mit Ihren Zahlen bekommen Sie per E-Mail, WhatsApp oder Rückruf, wie Sie möchten. Kostenlos und unverbindlich.

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Quellen und Rechtsgrundlagen

Alexander Söllner

Gebundener Vermittler der WWK, Verkaufsleiter der WWK Lebensversicherung a. G. und Gründer von Team Söllner in Nürnberg. Mit seinem Team betreut er über 2.000 Kunden und berät inhabergeführte Betriebe und Geschäftsführer bundesweit zu Betriebsrente und Mitarbeiter-Benefits.

Gebundener Versicherungsvertreter nach § 34d Abs. 7 GewO, Vermittlerregister-Nr. D-G08B-2IOGA-98, einsehbar unter vermittlerregister.info.

Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen mit Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, Rechtsfragen zur betrieblichen Versorgung mit einer Kanzlei, zum Beispiel unserem Kooperationspartner KLEFFNER Rechtsanwälte.